El problema...
Dentro de las grandes organizaciones (AAPP o grandes empresas) donde el número de proyectos es elevado suelen aparecer problemas de distinta índole. Por ejemplo:
- Los proyectos se retrasan (demasiado a menudo y durante demasiado tiempo).
- Sobrecostes (para solventar los viejos problemas: más equipos, más expertos, más productos, etc).
- Baja productividad
- Larga curva de aprendizaje (y larga, y larga, y larga ...) para promover el cambio cultural.
- Aumento de recursos (más madera!). No siempre es una cuestión de dinero (se trata de gestionar de forma eficaz los recursos con los que ya contamos!).
- Equipos deprimidos y falta de confianza entre los compañeros.
La solución aportada por TAC7
Proponemos la creación de una Oficina de Gestión de Proyectos en la organización, cuyos objetivos son:
- Elaborar planes de capacitación y formación a los directores, gerentes, jefes de servicio y sus equipos de trabajo.
- Coordinación de los proyectos (utilizando una metología rápida y una herramienta accesible a todos).
- Crear un sistema de comunicación interna (hacia los empleados) indicando los avances en cada uno de los proyectos internos.
- Documentar los procesos de gestión de proyectos.
- Administración de los recursos asignados y/o compartidos en los proyectos.
- Monitorizar y controlar los proyectos con indicadores de costo, tiempo y calidad del proyecto. Detección de los proyectos que verdaderamente son útiles (y los que no, deshecharlos).
- Estimar y programar en alto nivel las fases de los proyectos y su interacción con otros planes del Ayuntamiento.
- Evaluación asistida del retorno de la inversión ROI.
- Soporte administrativo y tecnológico en las herramientas de proyectos (usando tacnetting).
No puedes administrar lo que no puedes medir
